Das beste ERP-System gibt es nicht. Aber es gibt ein ERP-System, das zur Realität eines Unternehmens passt.

Genau deshalb beginnt eine ERP Evaluation nicht mit einer Liste möglicher Anbieter. Sie beginnt mit Klarheit: Welche Prozesse soll das neue ERP-System unterstützen? Wo liegen heute die grössten Herausforderungen? Was soll sich verbessern? Und welche Anforderungen sind wirklich entscheidend?

ERP-Systeme greifen tief in die Abläufe eines Unternehmens ein. Sie verbinden Prozesse, Daten und Menschen und prägen die tägliche Arbeit über viele Jahre. Entsprechend sorgfältig sollte die Auswahl eines neuen ERP-Systems erfolgen.

Kurz erklärt: Eine ERP Evaluation ist der strukturierte Prozess, mit dem Unternehmen Anforderungen klären, ERP-Systeme vergleichbar machen und eine fundierte Entscheidung für eine passende ERP-Lösung vorbereiten.

Vor der ERP Evaluation: Was braucht das Unternehmen wirklich?

Bevor mögliche ERP-Systeme verglichen werden, lohnt sich der Blick auf die eigene Organisation. Welche Prozesse funktionieren gut? Wo entstehen Medienbrüche, manuelle Arbeit oder unnötige Umwege? Welche Anforderungen ergeben sich aus der Unternehmensstrategie? Und was muss ein neues ERP-System künftig besser können als die bestehende Lösung?

Nicht jede gewachsene Anforderung muss zwingend in das neue System übernommen werden. Eine ERP Evaluation ist auch eine Gelegenheit, bestehende Abläufe zu hinterfragen und zwischen notwendig, sinnvoll und gewohnt zu unterscheiden.

So entsteht ein klares Bild davon, was die neue ERP-Lösung tatsächlich leisten soll.

ERP-Standardlösung oder individuelle Anforderungen?

ERP-Standardlösungen decken heute zahlreiche Geschäftsprozesse bereits umfassend ab. Das bringt Vorteile: Lösungen sind erprobt, schneller verfügbar und werden kontinuierlich weiterentwickelt.

Trotzdem gilt: Standard ist nicht automatisch passend. Entscheidend ist, wo standardisierte Prozesse sinnvoll sind und wo Besonderheiten tatsächlich einen Unterschied für das Unternehmen machen.

Wer versucht, jede bestehende Arbeitsweise unverändert in einem neuen ERP-System abzubilden, übernimmt unter Umständen auch unnötige Komplexität. Umgekehrt kann eine zu starke Orientierung am Standard dazu führen, dass wichtige Anforderungen oder Wettbewerbsvorteile verloren gehen.

Die richtige Frage lautet deshalb nicht: Welches ERP-System kann am meisten? Sondern: Welche ERP-Lösung unterstützt unsere Prozesse, Ziele und zukünftige Entwicklung am besten?

Welchen Wert soll das neue ERP-System schaffen?

Eine neue ERP-Lösung ist eine grosse Investition. Dabei geht es nicht nur um Lizenz- und Einführungskosten. Vor der Auswahl sollte klar sein, was nach der ERP-Einführung besser sein soll als heute.

·         weniger manuelle Arbeit und Doppelspurigkeiten

·         durchgängige Prozesse und weniger Medienbrüche

·         bessere Datenqualität

·         verlässliche Informationen für Entscheidungen

·         einfachere Zusammenarbeit zwischen Bereichen

·         bessere Skalierbarkeit

·         weniger Abhängigkeit von individuellen Lösungen

·         eine tragfähige technologische Basis für die weitere Entwicklung

Damit verändert sich auch die Perspektive auf die ERP-Auswahl. Funktionen und Kosten bleiben wichtig. Sie werden aber nicht isoliert betrachtet, sondern im Zusammenhang mit dem Nutzen, den das neue System für das Unternehmen schaffen soll.

Wer gehört in eine ERP Evaluation?

Ein ERP-System betrifft selten nur die IT. Finanzen, Verkauf, Einkauf, Produktion, Logistik, Service oder weitere Fachbereiche arbeiten später täglich mit der Lösung. Entsprechend wichtig ist es, die richtigen Personen früh in die ERP Evaluation einzubeziehen.

Ein gutes Evaluationsteam verbindet Prozesswissen, technische Kompetenz und die Perspektive der späteren Anwenderinnen und Anwender. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Wünsche zu sammeln. Viel wichtiger ist, unterschiedliche Anforderungen sichtbar zu machen, zu priorisieren und gemeinsam Entscheidungen zu treffen.

Auch Anbieter gehören im Verlauf der Evaluation dazu. Workshops und Präsentationen sollten nicht nur zeigen, was ein System grundsätzlich kann, sondern wie es mit konkreten Prozessen und Anforderungen des Unternehmens umgeht.

Wie läuft eine ERP Evaluation ab?

Eine ERP Evaluation ist mehr als ein Vergleich von Funktionslisten. Je nach Ausgangslage und Unternehmen unterscheidet sich das Vorgehen. Bewährt hat sich jedoch ein strukturierter Prozess:

Kriterien für die Auswahl einer ERP-Lösung

·         Prozessabdeckung: Unterstützt die Lösung die wichtigsten Kern- und Supportprozesse?

·         Standardnähe: Wie viel lässt sich ohne aufwendige Individualentwicklung abbilden?

·         Anpassbarkeit: Welche Anforderungen können sinnvoll konfiguriert oder ergänzt werden?

·         Daten und Schnittstellen: Wie gut passt die Lösung in die bestehende Systemlandschaft?

·         Einführung und Betrieb: Wie realistisch sind Aufwand, Ressourcen und Zeitplan?

·         Anbieter und Support: Wie tragfähig ist die Zusammenarbeit über die Einführung hinaus?

·         Nutzen: Welche Verbesserungen lassen sich konkret beschreiben oder messen?

Häufige Fehler bei der ERP Evaluation

·         Die Evaluation startet mit Produktpräsentationen, bevor Ziele und Anforderungen klar sind.

·         Muss-Anforderungen und Wunschfunktionen werden vermischt.

·         Bestehende Prozesse werden übernommen, ohne sie kritisch zu prüfen.

·         Die spätere Nutzung im Alltag wird weniger stark bewertet als einzelne Funktionen.

·         Betrieb, Support und Weiterentwicklung werden zu spät betrachtet.

·         Die Entscheidung hängt zu stark von der überzeugendsten Präsentation ab.

ERP Evaluation bedeutet, Entscheidungen vorzubereiten

Die Auswahl eines ERP-Systems ist keine reine Softwareentscheidung. Sie betrifft Prozesse, Verantwortlichkeiten, Daten, Zusammenarbeit und häufig auch die Art, wie ein Unternehmen künftig arbeiten möchte.

Deshalb sollte eine ERP Evaluation nicht mit der Frage beginnen: Welches ERP-System empfehlen Sie uns? Sondern mit: Was brauchen wir, damit unsere digitale Realität morgen besser funktioniert als heute?

Wer diese Frage zuerst beantwortet, kann Systeme und Anbieter wesentlich fundierter beurteilen.

FAQ zur ERP Evaluation

Was ist eine ERP Evaluation?

Eine ERP Evaluation ist ein strukturierter Auswahlprozess für ein ERP-System. Unternehmen klären dabei Anforderungen, Geschäftsprozesse, Nutzen, Anbieter und Bewertungskriterien, bevor sie sich für eine ERP-Lösung entscheiden.

Wann ist eine ERP Evaluation sinnvoll?

Sie ist sinnvoll, wenn bestehende Systeme an Grenzen stossen, Prozesse zu aufwendig werden, Datenqualität fehlt, Wachstum neue Anforderungen erzeugt oder eine bestehende Lösung technisch oder organisatorisch nicht mehr passt.

Wer sollte an einer ERP Evaluation beteiligt sein?

Neben IT und Management sollten auch die wichtigsten Fachbereiche beteiligt sein. Sie kennen die täglichen Prozesse und können beurteilen, ob eine Lösung im Alltag funktioniert.

Wie lange dauert eine ERP Evaluation?

Die Dauer hängt von Unternehmensgrösse, Komplexität und Entscheidungsprozess ab. Wichtig ist weniger die Geschwindigkeit als die Qualität der Entscheidungsgrundlage.

Unabhängige ERP Evaluation mit acreo

acreo begleitet Unternehmen bei der Evaluation und Auswahl von ERP-Systemen unabhängig von Softwareherstellern und Anbietern.

Wir schaffen gemeinsam Klarheit über Ausgangslage, Prozesse und Anforderungen, strukturieren die Evaluation und machen unterschiedliche ERP-Lösungen vergleichbar. So entsteht eine Entscheidungsgrundlage, die nicht von der überzeugendsten Produktpräsentation abhängt, sondern davon, was zum Unternehmen passt.

Von der Klärung des Bedarfs über die ERP Evaluation bis zur Einführung unterstützt acreo Unternehmen dabei, eine tragfähige und praxisnahe ERP-Entscheidung zu treffen.