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Erfolgreiche ERP-Systeme im Unternehmen

29.12.2021

Um die Vorteile moderner ERP-Systeme tatsächlich nutzen zu können, ist zuerst eine erfolgreiche ERP-Implementation erforderlich. Wer wünscht sich dazu nicht eine reibungslose Zusammenarbeit? Doch wer übernimmt dabei am besten welche Rolle und Verantwortung?

Daniel Frei (Autor)

ERP (Enterprise Resource Planning) Systeme sind im heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld zu wichtigen strategischen Instrumenten geworden. Wie lauten dabei die wichtigsten Vorteile von ERP-Systemen? Welche kritischen Erfolgsfaktoren sind bei der Implementierung zu beachten? Die Erfahrungen der acreo zeigen, dass einige Unternehmen bei der Implementation von ERP-Systemen zwar mit Herausforderungen konfrontiert waren, jedoch beachtlich von den Vorteilen profitieren.

Erfolgreiche ERP-Systeme

Das ERP-System erleichtert die reibungslose Zusammenarbeit mit gemeinsamen Daten, Prozessen und unternehmensweit koordinierten Aufgaben. Darüber hinaus verbessert es die Leistung der Lieferketten und verkürzt die Durchlaufzeiten.

Diese Vorteile setzen jedoch einige Erfolgsfaktoren voraus, wie bspw. 

  • die Unterstützung der obersten Führungsebene
  • eine abgestimmte (Digitalisierungs-)Strategie
  • die Neugestaltung der Geschäftsprozesse
  • ein effektives Projektmanagement
  • den Einbezug der Benutzenden, inkl. deren Aus- und Weiterbildung

Können diese und weitere Erfolgsfaktoren nicht genutzt werden, dann steigen die Risiken bei der ERP-System Implementation.

Kritische Erfolgsfaktoren verstehen

Die kritischen Erfolgsfaktoren bei der Implementierung von ERP-Systemen zu verstehen, ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Ein ERP-System ermöglicht es einer Organisation, alle primären Geschäftsprozesse zu integrieren, um die Effizienz zu steigern und eine wettbewerbsfähige Position zu halten. Ohne eine erfolgreiche Implementierung des Systems bleiben die erhofften Vorteile, wie etwa verbesserte Produktivität und Wettbewerbsvorteile, jedoch aus.

In seiner grundlegenden Definition ist ERP ein unternehmensweites Informationssystem, das alle Geschäftsprozesse in der gesamten Organisation integriert und steuert. Somit ist das ERP ein betriebswirtschaftliches Softwaresystem, das ein Unternehmen in die Lage versetzt, den effizienten und effektiven Einsatz von Ressourcen (Material, Personal, Finanzen, usw.) zu steuern. Dies, indem es eine integrierte Gesamtlösung für die unternehemensweite Informationsverarbeitung bietet. Eine gut implementierte und konfigurierte Software erleichtert die Integration aller funktionalen Informationsflüsse innerhalb des Unternehmens. Daher ermöglicht das ERP-System einen einfachen und sofortigen Zugang zu Informationen über die Bestände, die Produkt-, Kunden- oder Lieferantendaten und die historischen Daten.

Moderne ERP-Systeme

Ursprünglich deckten ERP-Systeme nur Routineabläufe innerhalb einer Organisation ab. Später wurden sie jedoch auf externe Kunden und Lieferanten ausgeweitet. Heute verfügen die meisten ERP-Systeme über die Funktionalität und die Fähigkeiten, den Informationsfluss über alle Geschäftsprozesse intern und extern zu erleichtern. Darüber hinaus sind ERP-Systeme in der Lage, über die eigenen Unternehmensgrenzen hinauszugehen, um eine bessere Verbindung zu Lieferanten, Händlern und Kunden herzustellen und sich am elektronischen Geschäftsverkehr zu beteiligen.

Heute führen viele öffentliche und private Organisationen ERP-Systeme ein, um die funktionalen Altsysteme zu ersetzen, die nicht mehr mit dem modernen Geschäftsumfeld kompatibel sind. Wie es sich jedoch immer wieder zeigt, ist dieser Wechsel zu einem modernen ERP-System schwierig und herausfordernd. Ausserdem ist die Umstellung auf ein ERP-System mit zusätzlichen Kosten, neuen Prozessen und einigem mehr verbunden.

Wer soll diese Verantwortung übernehmen - wer ist der Projektchampion?

Projektchampion

Der Begriff "Projektchampion" ist im englischen Sprachumfeld weit verbreitet (in unserem noch etwas weniger, resp. wird bei uns etwas anders interpretiert). Somit ist es wichtig, zuerst über die Definition etwas zu sagen. In anderen Bereichen als im ERP-Systemumfeld (bspw. der Innovationsliteratur) werden Champions mit organisatorischen Veränderungen in Verbindung gebracht. Ein Champion ist jemand, der sich auf das Ziel konzentriert, aktiv versucht Hindernisse zu überwinden und sich weigert aufzugeben wenn es schwierig wird.

Solche Champions werden häufig als kritischer Erfolgsfaktor genannt. ERP-Projektchampions setzen die Akzeptanz des Projekts für die Aktivierung der zur Implementation erforderlichen Ressourcen ein. Die Aktivitäten eines erfolgreichen ERP-Projektchampions verringern den Widerstand der Führung und der Mitarbeitenden gegen die notwendigen Innovationen und Veränderungen.

Ein ERP-Projektchampion könnte bspw. als die Person bezeichnet werden, welche einen entscheidenden Beitrag zum ERP Projekterfolg leistet. Dies durch aktiven und motivierten Einsatz, um den Fortschritt auch in kritischen Phasen voranzutreiben. Ein ERP-Champion organisiert und stellt die Ressourcen und die aktive Unterstützung durch das Top-Management sicher.

Die praktische Erfahrung zeigt - und aus der Literatur geht hervor - dass es bei vielen erfolgreichen ERP-Implementationen mindestens einen Champion gegeben hat, meisten mehrere davon. In der Literatur kann ein Champion auf drei Arten definiert werden:

  • Bottom-up: Dieser bezieht sich auf Vorhaben, die über ERP-Projektchampions mit entsprechenden Kenntnissen und Erfahrungen verfügen und nahe genug an den notwendigen Informationsquellen sind, um dem Vorhaben zu innovativen Ergebnissen zu verhelfen. Dabei stammt ein Champion aus den unteren Ebenen des Unternehmens.
  • Top-Down: Dieser wird mit Unternehmungen in Verbindung gebracht, die nicht unsichtbar bleiben können und einen Top-Manager als Sponsor haben. Dieser wiederum sorgt sich für die notwendigen Ressourcen und die Legitimität der ERP-Implementation
  • Dual-Role: Dies ist jemand, der sowohl über das relevante Fachwissen und Informationen, als auch die entsprechende hierarchische Macht und Kontrolle über die Ressourcen besitzt. Damit können bei erheblichen Unsicherheiten bessere Entscheidungen getroffen und Massnahmen umgesetzt werden.

Sponsoren verfügen über die Mittel und die Autorität, um die definierten Ziele zu erreichen. Champions bewirken Veränderungen in ihren Organisationen, indem sie eine Vielzahl von Einflussprozessen nutzen. ERP-Projektchampions beeinflussen beispielsweise die Höhe der Investitionen, das Budget, Projektentscheidungen, den Umfang der Projektunterstützungen oder das Ausmass der Integration neuer Funktionen.

Sie fragen sich vielleicht gerade:

  • wer ist der Projektleiter in unserem Unternehmen zur ERP-Implementation, wer der Projektsponsor?
  • wer ist bei einem ERP-Einführungsprojekt wichtiger, der Projektsponsor, der Projektleiter oder beide?

Gemeinsam zum ERP-Implementationserfolg

Viele der Befragten verbinden die Rolle des Projektsponsors mit dem Projektzeitplan und den Kosten. So wird erwähnt, dass der Projektsponsor in den Anfangsphasen und am Ende des ERP-Projekts als Projektchampion fungiert, während der Projektleiter in den mittleren Phasen die Rolle des Champions übernimmt. Sie teilen sich das Championing in der letzten Phase des ERP-Projekts, der Go-Live-Phase.

Folgende Argumente werden ebenfalls genannt:

  • Der Projektsponsor ist das entscheidende Glied im gesamten Prozess. Die Ernsthaftigkeit des Management und des Unternehmens ist jederzeit erforderlich und er muss sicherstellen, dass alle beteiligt bleiben.
  • Der Projektsponsor hat immer mehr Autorität und Macht. In der Regel ist er/sie auf der Stufe des C-Levels, oft auch CEO.
  • Der ERP-Projektsponsor ist derjenige, der die finanzielle Verantwortung trägt.
  • Der ERP-Projektmanager hat die Verantwortung, den Auftrag des Sponsors auszuführen und dem Sponsor über die Schlüsselfaktoren zu berichten, die das Projekt am Leben erhalten. Es ist nicht die Verantwortung des Projektmanagers, Entscheidungen darüber zu treffen, ob ein Projekt abgeschlossen wird oder nicht.
  • Das operative Management des Projekts ist entscheidend für seinen Erfolg, ein Projekt kann nicht erfolgreich sein mit einem schlechten Projektleiter, wohl aber mit einem schlechten Sponsor.
  • Der Projektleiter muss das gesamte ERP-Paket und die Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens vollständig kennen. Er muss die gesamte Organisation im Blick haben, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsprozesse berücksichtigt werden können. Der Projektsponsor muss lediglich in der Lage sein, die Vorteile des ERP-Projekts auf einem sehr hohen Ebene zu verstehen und kommunizieren.
  • Der Projektmanager führt eine effektive Planung entlang des Lebenszyklus des ERP-Projekts durch.
  • Ein guter Projektmanager bringt alle Teile der Implementierung rechtzeitig und effektiv zusammen, wodurch die Moral des Teams in Bezug auf das neue System aufgebaut und hoch gehalten wird.
  • Ein guter Projektsponsor sorgt dafür, dass sich das Unternehmen und seine Manager auf das neue System konzentrieren. Er sorgt dafür, dass Ablenkungen vermieden werden und führt das Unternehmen zum neuen ERP-System.

Beide ergänzen sich und können sich gegenseitig helfen. Beide sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen und neuen ERP-System. Während der Implementierung brauchen Sie unbedingt die Unterstützung des Projektsponsors. 

Rollen "ERP-Sponsor" und "ERP-Projektleiter"

Der ERP-Projektsponsor ist die Person, die sich der Förderung des ERP-Projekts verschrieben hat und die Verantwortung für die Beschaffung der Projektressourcen trägt. Sie/Er muss das ERP-Projekt aktiv fördern, indem sie/er Widerstände überwindet und alle Beteiligten in die innovativen geschäftlichen und organisatorischen Veränderungen einbezieht. Sie/Er muss das Projekt kontrollieren und überwachen und dabei helfen, Hindernisse zu beseitigen. Sie/er ermöglicht damit den Erfolg des ERP-Projekts.

Der ERP-Projektleiter ist die Person, die das Projekt in seinen verschiedenen Aufgaben plant, leitet und kontrolliert. Sie/Er ist auch dafür verantwortlich, dass der Umfang richtig und realistisch definiert ist und unternehmensweit abgestimmt wird. Eine der wichtigsten Aufgaben ist es, gute Arbeitsbeziehungen innerhalb des Projekts zu fördern. Sie/Er ist die Person, die strategische Ziele des Top-Managements für das neue ERP-System in die Praxis umsetzt. Daher fungiert sie/er als Vermittler/in zwischen der Unternehmensleitung und den Teammitgliedern sowie den weiteren Partnerorganisationen