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Digitalisierung | Business Software | Evaluation

29.04.2021

ERP und Business Software für KMU - diese Fallstricke sollten Sie vermeiden

Roger Sutter (Autor)

Wir alle wissen: Marketingkampagnen für ERP (Enterprise Resource Planing) und Business Software Lösungen heben Aspekte hervor, die potenzielle Käufer anlocken sollen. Schlagworte wie KI (Künstliche Intelligenz), Big Data, Cloud und BI (Business Intelligence) sind neben verdächtig wettbewerbsfähigen Preisen nicht mehr wegzudenken. Viele Systemfunktionalitäten sind beeindruckend und bergen, richtig eingesetzt, grosse Potenziale. Beim zweiten Blick kann sich leider manchmal einiges relativieren. Vielleicht auch stehen diese Funktionen gar nicht im Fokus der relevanten und unternehmensspezifischen Anforderungen. Hier gilt es, genau hinzusehen. Schliesslich soll das ERP System bei den Kernprozessen Effizienz, Durchgängigkeit und Transparenz bieten. Zudem darf ein Investitionsschutz dank einer skalierbaren Plattform für die zukünftige Entwicklung erwartet werden.

Die richtigen Auswahlkriterien entscheiden

Die Praxis zeigt: wer sich frühzeitig und intensiv mit den unternehmensspezifischen und erfolgskritischen Auswahlkriterien auseinandersetzt, legt die Basis für eine erfolgreiche Business Software Evaluation. Dabei sollten Verantwortliche unvoreingenommen, lösungsneutral und objektiv vorgehen.  

Ob und wie die Kriterien ausgewählt und priorisiert werden, kann bereits vorentscheidend sein und sich bei der späteren Wahl auszahlen.

Eine 360°-Sicht der Fachbereiche auf die Kriterien und die gemeinsame Definition, vermag bereits früh einseitige Verzerrungen verhindern. Zudem hilft ein transparenter Umgang bei der Bewertung von qualitativen, eher subjektiven Aspekten (z.B. Benutzerfreundlichkeit) und vermeintlich präzisen, quantitativen Faktoren (z.B. Preis der Implementierung). Sie werden rasch feststellen, dass ein beachtlicher Teil der ausgesuchten Auswahlkriterien nicht einfach messbar bzw. objektiv quantifiziert werden kann. Offensichtlich harte Fakten wie der Preis können für sich allein betrachtet in ihrer Aussagekraft sehr einseitig oder sogar irreführend sein. Beispielsweise sagt das Angebot für eine Implementierung (sofern der Preis dann auch tatsächlich gehalten werden kann) nichts darüber aus, wie hoch der zukünftige ROI (Return on Investment) und der funktionale Abdeckungsgrad ausfallen. Günstig muss dabei nicht immer schlechter sein. Dabei spielen u.a. weniger prominente Faktoren wie die Besitzerstrukturen des Systemanbieters, die Technologie, die Architektur oder auch die Einführungstools und Methoden eine massgebliche Rolle.

Weiter kann auch die Grösse eines Anbieters zu falschen Annahmen verleiten. Für den Kunden viel substanzieller ist hingegen Organisation, Verfügbarkeit und Qualität sowie die Zugriffsmöglichkeit auf Fach-  und Branchenexperten im  Einführungszeitraum sowie im Betrieb.

Sich nicht vom Look & Feel blenden lassen - oder doch? 

Nicht ganz überraschend nimmt die Benutzerfreundlichkeit, also die Benutzeroberfläche und die Benutzererfahrung, bei der Business Software Evaluation eine grosse Bedeutung ein. Dies, obwohl eine objektive Messbarkeit fehlt. Gerade deshalb ist in den letzten Jahren viel Entwickungskapazität und Marketing in diesen Bereich geflossen. Einige Anbieter, darunter Open-Source ERP-Lösungen, gingen mit sogenanntem "Plug & Play" auf den Markt. Der Trend hält weiter an. Der Akzeptanz solcher Lösungen ist die einfache Bedienung sicherlich förderlich. Dazu gehören auch kontextabhängige, dynamische Eingabemasken, die den User gut unterstützen. Weiter ist bei den Usern auch der Wunsch gewachsen, selbst Belege, Reports und Statistiken erstellen und anpassen zu können, ohne stets auf einen Programmierer zurückgreifen zu müssen. Auch hier ist jüngst viel in Richtung "Self-Service-ERP" gegangen, indem User individuelle Dashboards, Berichte und Datenfelder definieren, erfassen und verwalten können. Dadurch tun sich erstaunliche Möglichkeiten auf. Vor allem aber gewinnen Unternehmen Flexibilität und sind weniger abhängig von Softwareanbietern und Entwicklern. Auf einmal vermag ein ERP den Ruf eines eher unflexiblen, teuren und hochkomplexen Systems abzulegen und überzeugt stattdessen mit leichtfüssigen und rasch verfügbaren Funktionalitäten.

Aufwendige Anpassungen sind zu vermeiden

Selbst wenn Systemanpassungen heute einfacher möglich sind, ist es wenig sinnvoll, ein "Framework" zu kaufen und dieses aufwendig und kontinuierlich zu formen. Insbesondere dann, wenn es bereits Standardlösungen gibt, welche die benötigten Funktionalitäten viel breiter und besser abdecken könnten. Sicherlich bleibt die Anpassung des ERP-Systems eine wertvolle Option, um sicherzustellen, dass Ihre Software die Unternehmensprozesse bestmöglich abdeckt. Je besser die technisch umgesetzten Best-Practice-Prozesse eines ERP auf die eigenen Anforderungen des Unternehmens und der Branche zugeschnitten sind, desto tiefer dürften die TOC (Total Cost of Ownership), bzw. desto höher dürfte der ROI ausfallen. Es lohnt sich also, genau hinzuschauen, gerade angesichts des hoch fragmentierten ERP-Marktes. Wer dies auf Basis der wichtigen und kritischen Anforderungen tut, legt den Grundstein für die Wahl des richtigen Anbieters mit der optimalen Lösung. Zudem kann dadurch viel Zeit und Geld für wiederkehrende Anpassungen beim aktuellen und zukünftigen Software-Release eingespart werden und das KMU kann die Ressourcen gewinnbringend für die Unternehmensentwicklung einsetzen. Die Energie, die in die Evaluation der Business Software fliesst, zahlt sich mehrfach aus, wie die Praxis eindrücklich zeigt.

Die richtige Software für Ihr Unternehmen – auch in Zukunft

Jede Software hat ihre Stärken. Die eine zahlt sich für ein spezifisches Unternehmen aus, für ein anderes nicht. Es gibt nicht die beste Lösung schlechthin, nur ein optimales Paket für einen bestimmten Gesamtkontext. Da sich Unternehmen heute rasch verändern und an die Umwelt anpassen müssen, sollten strategische Überlegungen unbedingt in die Evaluation mit einfliessen. Ein ERP sollte nie die weitere Entwicklung des Unternehmens behindern oder sogar blockieren. Eine strukturierte und fundierte Evaluation ist die beste Garantie für eine erfolgreiche Partnerschaft.