Roger Sutter (Autor)
Wer Letztere geschickt nutzt und integriert, hat die Nase vorn. IT-Investition bergen aber nicht nur grosse Nutzenpotenziale, sondern können erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität eines Unternehmens haben. Es ist deshalb entscheidend, den Return on Investment (ROI) im Auge zu behalten.
In diesem Blogbeitrag möchte ich kurz und knapp aufzeigen, wie sich die Investition in Software auf die Rentabilität eines Unternehmens auswirken kann. Dazu vorweg: Es braucht einen ganzheitlichen Blick unter Einbezug interner und externer “Kosten”, um ein realistisches Bild zu bekommen. Zudem zeigen alle meine Praxisprojekte, dass die Hebel maximaler Renditen und kurz möglichster Amortisationszeit in frühen Phasen am größten sind.
Die Bedeutung des ROI in der Software-Investition
Der ROI hat eine entscheidende Bedeutung bei der Investition der Softwarelösung, denn er zeigt, wie viel Gewinn (“Nutzen”) im Verhältnis zu den Kosten generiert wird und somit den wirtschaftlichen Erfolg einer Investition. Im Kontext von Softwarelösungen ist der ROI damit ein Indikator dafür, ob sich die Investition in neue Technologien und Anwendungen für das Unternehmen rentiert.
Die zu erwartende Rendite (“Nutzenversprechen”) ist entscheidend
Die zu erwartende Rendite aus einer Software-Investition hängt von verschiedenen Faktoren ab, z.B. der Einsatz der Software, ihre Integration in bestehende Systeme und die Wirkung (Effektivität, Effizienz), die sie in den Geschäftsprozessen entfaltet. Hier einige Beispiele möglicher Renditen:
- Produktivitätssteigerung: Die Implementierung einer Software zur Automatisierung von Aufgaben kann die Produktivität signifikant steigern. Die so gewonnene, effizientere Arbeitsweise kann zu einer schnelleren Fertigstellung von Aufgaben (z.B. Rechnungseingang) und Projekten (z.B. Dokumentenverwaltung, Workflows) führen. Dies wiederum führt zu Kosteneinsparungen und geringeren Durchlaufzeiten, was die Rentabilität sowie die Kundenzufriedenheit erhöht.
- Verbesserte Kundenbetreuung: Customer Relationship Management (CRM)-Software kann die Kundenbeziehungen stärken und den Umsatz steigern. Durch eine verbesserte Möglichkeit, Kundenbedürfnisse zu verstehen und schneller auf Anfragen zu reagieren, kann die Kundenbindung und das Wachstumspotenzial erhöht werden.
- Qualitäts- und Sicherheitserhöhung: Die Verwendung einer Software zur Überwachung und Optimierung von Geschäfts- und Systemprozessen (z.B. Qualitätssicherung, Fehler-/Ausnahmenreporting, Cyber-Security Monitoring) kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, indem weniger Ressourcen gebunden sind. Gleichzeitig können die Sicherheit und Qualität auf ein Niveau gebracht werden, das ohne die entsprechenden Algorithmen nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich wäre. Dadurch sinkt das potenziale Schadenrisiko, welches nicht immer genau beziffert, für KMUs aber rasch existenzbedrohend werden kann.
Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen stehen bei vielen IT-Investitionen im Vordergrund. Man darf dabei jedoch nicht die Möglichkeiten zur Realisierung IT-gestützter (neuer) Geschäftsmodelle oder zur Erschliessung neuer Kundennutzenpotenziale und –Segmente vergessen. Letztere können entscheidend sein für die eigene Wettbewerbsposition von morgen. Gleiches gilt für die Mitarbeiter, deren Motivation durch den Einsatz führender und nutzenstiftender Software deutlich höher ausfällt und angesichts des Fachkräftemangels aktiv zu beeinflussen ist.
Die Nutzenpotenziale sind allgemein gross und immer mehr unterstützen und optimieren lernende KI-Algorithmen (Künstliche Intelligenz) die Prozessabwicklung. Die diesbezügliche Sichtbarkeit in der Praxis wurde im vergangenen Jahr nochmal deutlich gesteigert; KI wird erleb- und erfahrbar. Vor jeder Investition sind die zu erwartenden Renditen sorgfältig zu evaluieren. Neben der Wahl der richtigen Software ist auch der richtige Partner für die erfolgreiche Realisierung ganz entscheidend. Stimmt nur ein Element davon, sind IT-Projekte oft zum Scheitern verurteilt (leider immer wieder eine meiner Erfahrungen in der Praxis, wenn ich in fortgeschrittenen Projekten beigezogen werde).
Die Amortisationszeit im Auge behalten
Die Amortisationszeit beschreibt den Zeitraum, den es benötigt, bis eine Investition durch die erzielten Gewinne oder Kosteneinsparungen kompensiert wurde. Eine kurze Amortisationszeit führt zu einer schnelleren Rentabilität der Investition und ist daher allgemein anzustreben. Heute umso mehr aufgrund der rasanten Entwicklung bzw. der verkürzten Halbwertszeit von Technologien und dem steten Investitionsbedarf (z.B. Release- und Sicherheit-Updates). Die Amortisationszeit ist damit ein weiterer wichtiger Faktor bei Investitionsentscheidungen. Typischerweise beträgt diese mehrere Monate bis wenige Jahre.
Fazit
Die Investition in Software kann sich erheblich auf die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens auswirken, indem sie z.B. die Produktivität verbessert, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und Kosteneinsparungen ermöglicht. Der zu erwartende ROI sowie die Amortisationsdauer hängen von verschiedenen Faktoren ab und sind bei jeder Investitionsplanung sorgfältig abzuschätzen. Die Hebel der Beeinflussung sind dabei zu Beginn eines Investitionsprojekts am höchsten. Erfahrungsgemäss werden dort die Weichen für den späteren Projekterfolg gestellt. Eine sorgfältige Planung, Software- und Partnerauswahl, Vertragsgestaltung, Implementierung und Überwachung sind der Schlüssel zum Erfolg.
In meinem nächsten Blog werde ich auf die oben erwähnten “Hebel” eingehen und aufzeigen, welche offensichtlichen und versteckten Kosten in die Budgetierung einzuberechnen sind.