Daniel Frei (Autor)
ERP (Enterprise Resource Planning) Systeme decken in vielen Branchen unterschiedliche Prozesse ab. Sie bilden Kern- wie auch Supportprozesse integriert ab. Oft sind ERP Systeme branchenspezifisch so weit entwickelt, dass diese als Standardlösung bezeichnet werden können. Dabei kann entweder auf nicht relevante Funktionen verzichtet werden oder neue Anforderungen konzipiert, realisiert und der Systemlösung hinzugefügt werden.
Einen guten Überblick über mögliche Systeme liefert
- ERP-Selection unter https://www.erpselection.ch/products.
Die bestehenden Ansprüche von Unternehmen an ERP Systeme sind vor deren Auswahl zu definieren. Denn nicht selten steuert das ERP System eine Mehrzahl von Geschäftsprozessen des Unternehmens. Dieser Bedeutung gerecht zu werden bedeutet, die Auswahl eines neuen ERP Systems strukturiert anzugehen.
ERP Standardlösungen
Je erfahrener und erprobter ein ERP System dieselben Geschäftsprozesse abdecken kann, desto eher wird von einer Standardlösung gesprochen. Es gibt einige Kriterien, welche für eine ERP Standardlösung sprechen. Dazu gehören beispielsweise:
- die rasche Verfügbarkeit,
- der in der Regel hohe Reifegrad auf Grund von langjährigen Erfahrungen,
- der Wegfall von grösseren und risikobehafteten Entwicklungen, inklusive deren Kosten,
- eine hohe Investitionssicherheit,
- die personelle (Menge und Qualifikationen) Verfügbarkeit von Anwendungskenntnissen und externem Knowhow und
- eine integrierte, prozessgesteuerte Bearbeitung der unternehmerischen Aufgaben.
Bei den Vorteilen werden oft auch sogenannte "Best Practice" Lösungen aufgeführt. "Best Practice" Ansätze können selbstverständlich auch als Vorteil interpretiert werden. Im Unternehmensumfeld ist jedoch auch die Kritik zu beachten, dass "Best Practice" Lösungen stets auf Bewährtem aus der Vergangenheit basieren. Somit kann dieser Ansatz schon aufgrund der Definition nicht als "innovativ" gelten. Im Business Software Umfeld wird dies dann mit nicht "State of the Art" (also nicht auf dem neuesten Stand der Technologie und/oder Entwicklung) bezeichnet. Weitere Aspekte, welche bei einer Standardlösungen zu beachten sind:
- Abhängigkeiten vom Hersteller.
- Unüberschaubare Auswirkungen von Weiterentwicklungen, respektive die Abhängigkeit, neue Versionen auch ohne konkreten Bedarf übernehmen / einführen zu müssen.
- Nicht abgedeckte Anforderungen können eventuell nicht, oder dann nur mit viel Aufwand und Kosten verbunden, entwickelt werden.
- Sowie mit Bezug zu "Best Practice" Lösungen: der Verlust von Wettbewerbsvorteilen. Wenn in derselben Branche dieselben ERP Standardlösungen eingesetzt werden, können sie sich ERP-technisch betrachtet nicht von diesen positiv abheben.
Da ERP Systeme nicht in regelmässigen Abständen vollständig erneuert werden, drängen sich vor der Auswahl auch einige strategisch bedeutende Fragestellungen auf. Es ist zu beachten, dass in der Regel ERP Optimierungen während der Projektzeit einen hohen Stellenwert einnehmen. Doch wie sieht es nach dem Projektabschluss und während dem Betrieb aus? Wenn es dann mal läuft, alle mit dem neuen ERP System arbeiten, es sich eingependelt hat, … wahrscheinlich kennen sie es. Plötzlich gelten andere Prioritäten. Die Zeit, sich intensiv dem ERP System anzunehmen, fehlt. Das Projektteam wurde aufgelöst. Die Aufmerksamkeit ist weg. Doch gerade im Betrieb sind weitere Anpassungen und Optimierungen notwendig. Einerseits, weil erst mit der intensiven Nutzung neue Anforderungen erkennbar und der Nutzen optimiert werden kann. Auch zu beachten ist, dass das Projekt finanzielle und zeitliche Zielsetzungen erreichen musste. Manchmal vielleicht auf Kosten der Qualität, des Funktionsumfangs oder fehlenden Abstimmungen in Richtung ERP Werte.
Die Werte (ERP Value)
Es ist ein guter Ansatz, sich vor der Evaluation mit einige Gedanken zu den ERP Werten auseinanderzusetzen.
- Welchen qualitativen Nutzen erwarten wir (ergänzend zu den monetären Nutzen)?
- Welche konkrete unternehmensspezifische Effizienz und Effektivität streben wir mit dem ERP System an?
- Welche Werte wollen wir mit der neuen ERP Lösung generieren oder für das Unternehmen sicherstellen?
Zu diesen Fragestellungen finden sich viele Studien, einige davon sind bereits über 20 Jahre alt. Positiv formuliert bedeutet dies, dass die entsprechende Aufmerksamkeit gegeben ist. Etwas weniger positiv drängt sich die Frage auf, wie die Wirkung einer ERP Lösung messbar beschrieben und gemessen werden kann? Unternehmen investieren beachtliche Aufwendungen in ERP Systeme. Einige dieser Investitionen führen zu Erfolgen, sprich die gesteckten Ziele können erreicht oder sogar übertroffen werden. Das auch die andere Seite möglich ist, muss hier nicht weiter erwähnt werden.
Das ERP Team
Den in diesem Beitrag aufgeführten Fragen kann mit einem gut zusammengesetzten ERP Team begegnet werden.
Hierzu zählen beispielsweise die ERP Anbieter, die Berater und die personellen Ressourcen der auftraggebenden Unternehmung.
Wie hoch ist in diesem Team die Expertise und die Team-Performance in Bezug auf die (Neu-)Gestaltung der Geschäftsprozesse? Sowohl bei den ERP Anbietenden wie auch bei den Beratern bestehen grosse Unterschiede in diesen Kompetenzbereichen.
Eine passende Vorgehensmethodik zur Evaluation eines neuen ERP Systems ist zu definieren. Dazu bestehen verschiedene Modelle. Ich selbst schenke keiner Methode das Vertrauen, welche "immer und besser als alle anderen funktioniert". Wichtig und erfolgsverprechend ist, wenn sich das ganze ERP Team dazu abstimmt. Eine intensive Abstimmung im ganzen ERP Team unter Berücksichtigung der zu erstellenden ERP Werte führt schlussendlich zu einem partnerschaftlichen Vorgehen.