Thomas Hartmann (Autor)
Die Evaluation aber vor allem auch die Implementierung der beschafften Software stellt sich als grosse Herausforderung dar und Untersuchungen zeigen, dass mehr als 60 % der ERP-Implementierungen letztendlich scheitern oder zumindest nicht im geplanten Zeitraum und Umfang umgesetzt werden.
Dabei stellt sich die Frage wie Ihr Unternehmen einen derartigen kostspieligen Misserfolg vermeiden kann. Dies unabhängig, ob sie zum ersten Mal auf ein ERP-System umsteigen oder Ihr aktuelles System ersetzen.
Nachfolgend habe ich versucht aufgrund unserer Projekterfahrung bei acreo ein paar Schlüsselbereiche für Stolpersteine aufzuzeigen.
Geschäftsprozesse werden nicht auf die Software angepasst
In Anforderungsworkshops im Rahmen der Evaluationsphase sind Unternehmen oft bereit die Prozesse an die Software – im Sinne von Best-Practice – anzupassen. Im Rahmen der Implementierung zeigt sich jedoch oft ein verzerrtes Bild und viele Unternehmen wollen ihr neues ERP-System unbedingt an die bestehenden Geschäftsprozesse anpassen. Tatsache ist, dass ein neues ERP-System neue Möglichkeiten bietet, und es wäre sinnvoll die Prozesse so umzugestalten, dass das Unternehmen von den Vorteilen der neuen Technologie profitieren könnte.
Die Realität zeigt, dass es in den meisten Unternehmen sehr schwierig ist, alte oder bestehende Prozesse zu ändern. Die Änderung von Geschäftsprozessen ist eine wichtige Voraussetzung für jedes neue System, damit auch der grösste Nutzen aus der getätigten Investition gezogen werden kann.
Fehlende Unterstützung durch das Management
Wenn die oberste Führungsebene das ERP-Projekt nicht unterstützt, ist ein Scheitern vorprogrammiert. Für Führungskräfte ist es leicht, als Sponsor aufzutreten, aber es ist sehr schwierig, sie dazu zu bringen, wichtige Teammitglieder für Systemeingaben, Pilottests oder Superuser-Schulungen einzuplanen. Die fehlende Unterstützung durch die Unternehmensleitung, um Zeit für die täglichen Aufgaben einzuplanen, ist eines der häufigsten Risiken bei der ERP-Einführung.
Unfähigkeit, Mitarbeiter in Vollzeit für das Projektmanagement und die Projektaktivitäten zu gewinnen
Ähnlich wie oben bereits beschrieben kann es schwierig sein, Manager und Mitarbeiter dazu zu bringen, sich für Projektmanagementaufgaben zu engagieren, weil sie möglicherweise unsicher sind, ob sie zusätzliche Verantwortung übernehmen sollen.
In einigen Fällen gibt es auch keine Unterstützung für ihre regulären Aufgaben, während sie mit der Implementierung und dem Testen beschäftigt sind, was bedeutet, dass die Mitarbeiter entweder doppelte Arbeit leisten müssen oder die Arbeit zurückbleibt, was interne und externe Probleme verursacht.
Fehlende Integration von Umsystemen
Umsysteme brauchen höchste Aufmerksamkeit und sind ein wichtiger Bestandteil bei der Implementierung eines neuen Kernsystems. Oft schenken Unternehmen sowie auch Anbieter den Schnittstellen zu wenig Aufmerksamkeit und eine Integrationsplanung fehlt. Wenn das Unternehmen von externen Qualitätssystemen, HR-Management-Tools oder externen technischen Programmen abhängig ist, muss unmissverständlich klar sein, wie das neue ERP-System diese Funktionen integrieren wird, bevor mit dem Implementierungsprozess begonnen wird.
Mangelndes Änderungsmanagement oder «if it ain't broken, don't fix it»
Es ist sehr leicht, davon auszugehen, dass alle Mitarbeiter die Einführung eines neuen ERP-Systems als eine "gute Sache" akzeptieren werden. Es ist aber so, dass das Team daran gewöhnt, Dinge auf eine bestimmte Art und Weise zu tun, und will sich nicht ändern. Diese Leute sind der festen Überzeugung: "Wenn es nicht kaputt ist, sollte man es nicht reparieren".
Die Mitarbeiter, die am besten wissen, wie Ihr Unternehmen tagtäglich funktioniert, und die sehr gut in ihrem Job sind, können manchmal das grösste Hindernis für die Einführung neuer Systeme sein.
Das Änderungsmanagement muss ganz oben auf der Liste stehen, wenn Sie erfolgreich sein wollen. Die Mitarbeiter müssen verstehen, warum sich die Dinge ändern und was das für das Unternehmen und ihre Arbeit bedeutet, und sie müssen begreifen, dass die kurzfristigen Schmerzen zu langfristigen Gewinnen führen werden.
Schlechtes Projektmanagement und falsches Projektsetting
Der Start eines neuen ERP-Projekts ist für ein Unternehmen jeder Grösse ein ernsthaftes Unterfangen. Es wird Zeit, Ressourcen und vor allem Geld in ein Projekt investiert, das sich auf alle Bereiche des Unternehmens auswirken wird. Die Investition muss sich lohnen und das Management möchte damit höhere Gewinne, besserer Kundenzufriedenheit und Geschäftswachstum erreichen.
Doch allzu oft enden ERP-Projekte als nachträglicher Einfall. Anstatt die besten Ressourcen und Talente für das Projekt einzusetzen, werden die internen Implementierungsteams mit den Leuten besetzt, die am ehesten verfügbar sind, ohne dass die oberste Unternehmensleitung die Aufsicht darüber hat. Ein schlechtes Projektmanagement stellt in jedem Unternehmen ein erhebliches ERP-Implementierungsrisiko dar.
Wenn Sie nicht die richtigen Mitarbeiter und Ressourcen für ein neues ERP-System zur Verfügung haben, erhöht sich das Risiko einer Kostenüberschreitung und letztendlich einer gescheiterten Implementierung erheblich.
Unterstützung von unabhängigen Beratern und Projektmanagement Profis
Ein Unternehmen implementiert nicht jedes Jahr ein neues Kernsystem und oft liegen die Kernkompetenzen gerade bei Schweizer KMUs nicht im Anforderungsmanagement, der Prozessoptimierung oder in der Umsetzung von komplexen IT-Projekten. Der Einbezug eines externen und unabhängigen Beratungsunternehmen kann wesentlich zum Projekterfolg mithelfen. Sei es im Rahmeneines Projekt-Coaching, die enge Mitarbeit in der Konzeptphase oder sogar durch das Out-Tasking einer Teil-/ oder Gesamtprojektleitung.
Zusammenfassung
Eine erfolgreiche ERP-Implementierung beginnt und endet mit der richtigen Planung, einer soliden Entscheidungsfindung und einer engen Zusammenarbeit mit den Implementierungsexperten.