Thomas Hartmann (Autor)
Die frühzeitige und häufige Einbindung wichtiger Interessengruppen (Stakeholder) ist für eine erfolgreiche Software-Einführung von entscheidender Bedeutung. Einer der ersten Schritte ist die Einholung deren Beiträge zu den Anforderungen (Requirements) an ein neues ERP-System.
Oft sind wir mit der Situation konfrontiert, dass interne Projektleiter versuchen diesen Schritt auszulassen oder aufzuschieben. Das Resultat sind ungenaue oder fehlende Anforderungen. Die wichtigsten Stakeholder müssen in die Phase der Anforderungsanalyse einbezogen werden. Dabei werden funktionale Anforderungen, Qualitätsanforderungen und Randbedingungen aufgenommen.
Die folgende Liste enthält vier wichtige Interessengruppen, die Projektmanager und -leiter berücksichtigen sollten:
- Der CEO / Inhaber
Die Leitung des Unternehmens hat üblicherweise ein aktives Interesse an einem grossen ERP-Projekt und konzentriert sich oft auf den Bedarf, die Kosten, die Auswirkungen auf das Unternehmen, die Pläne für das Änderungsmanagement und die Verbesserung der Arbeitsumgebung, welche durch die neue Software entstehen können.
- Die Geschäftsleitung
Die Mitglieder der Geschäftsleitung haben möglicherweise Einfluss auf das Budget, die endgültige Projektgenehmigung und sind letztendlich auch für die Zuweisung von Projekt-Ressourcen (Mitarbeiter) zuständig. Oft sehen wir auch, dass von Seiten Geschäftsleitung spezifische Anforderungen gestellt werden, wenn sie überlegen, wie sich das ERP-System auf die Mitarbeiter in ihren jeweiligen Abteilungen oder Geschäftsbereichen auswirken wird.
- Mitarbeiter
Die Mitarbeiter haben zwar kein entscheidendes Mitspracherecht, können aber bei der Anforderungsanalyse und bei der Frage, wie sich das neue ERP-System auf ihre tägliche Arbeit auswirken wird, einen wesentlichen und wertvollen Beitrag leisten. Entscheidend ist, dass es gelingt, Vertreter aus dieser Gruppe zu finden, welche ihre Prozesse, deren Stärken und Schwächen sehr gut kennen und diese auch entsprechend erklären und ausformulieren können. Diese oft ungefilterten Rückmeldungen sind ein wertvoller Beitrag zur Qualitätssteigerung eines Lastenhefts. Zudem leisten diese Beiträge dazu, dass die Kollegen und Kolleginnen das Projekt annehmen und in der Umsetzung unterstützen.
- IT-Abteilung
Obwohl eine ERP-Einführung kein eigentliches IT-Projekt ist, leitet das IT-Team oft ERP-Projekte oder ist zumindest einer der Hauptakteure in der Implementierungs- und Support-Phase. Die IT-Abteilung verfügt über ein einzigartiges Verständnis der aktuellen Systeme des Unternehmens mit und hilft in der Phase der Anforderungsanalyse, um sicherzustellen, dass die Daten zwischen diesen Systemen wie erforderlich fliessen können. Die Aufnahme und Skizzierung des Systemkontext (IST/SOLL) im Sinne eines Big-Pictures der Applikationslandschaft ist gerade auf die zukünftige Schnittstellen-Architektur und die daraus resultierenden Anforderungen an die neue Software von grosser Wichtigkeit. Aufgrund ihrer Erfahrung mit anderen Systemen können sie auch Einblicke in technische und sicherheitsrelevante Anforderungen geben, die in die Analyse einbezogen werden müssen.
Die oben genannten Gruppen sind typische wichtige Stakeholder. Es ist jedoch wichtig, dass in jedem Projekt genau geprüft wird, ob es weitere Interessensgruppen gibt, welche dem Unternehmen sowie dem Projekt zum Erfolg verhelfen können. Dabei entscheidend ist auch die Abschätzung deren Ressourcen sowie die Möglichkeit diese Personen im Alltagsgeschäft – wo möglich – zugunsten des Projektes entlasten zu können.
Unsere Erfahrung im Rahmen des Change-Managements zeigen, dass Mitarbeiter oft eher bereit sind, neue Technologien und Prozesse zu übernehmen, wenn sie die Möglichkeit hatten, am Projekt mitzuwirken. Die Interessen sind dabei aufgrund der Funktionen im Unternehmen nachvollziehbar unterschiedlich. Um die Unterstützung und den Rückhalt des wichtigsten Stakeholders zu gewinnen, kann eine gemeinsame Strategie für die Zusammenarbeit von Hilfe sein.
Vorteile bei der richtigen Auswahl der Stakeholder
Die Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen in die Anforderungsanalyse bietet eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehören die folgenden:
- Einbindung des gesamten Business
- Sicherstellung und Berücksichtigung der erfolgskritischen Anforderungen
- Nachhaltiger Aufbau für die interne Unterstützung für das neue ERP-System im gesamten Unternehmen.
Risiken
Die Risiken, die entstehen, wenn wichtige Interessengruppen nicht einbezogen werden, können erheblich sein. Hier ein Blick auf einige davon:
- Wichtige Interessengruppen unterstützen das Projekt möglicherweise nicht. Dies kann zu starken Verzögerungen oder sogar zu einem Projektabbruch führen.
- Sie können zu Hindernissen für den Erfolg des ERP-Projekts werden, was zum Scheitern des Projekts führen kann.
- Es werden wichtige Anforderungen übersehen und es wird ein ERP-System evaluiert und eingeführt welches nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
- Resignation von motivierten Mitarbeitern welche im Projekt wichtige Inputs hätten bringen können und danach in der Implementierungsphase nicht mehr zur Verfügung stehen.
Zusammenfassung
Die Auswahl der richtigen Stakeholder ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen ERP-Evaluation und vor allem auch für die nachfolgende System-Einführung. Auch wenn die Identifizierung der richtigen Stakeholder in Ihrem Unternehmen eine aufwändige Aufgabe sein kann, lohnt sich die Mühe - und der Erfolg wird sich bei der Passgenauigkeit des Systems und im Go-Live des Projekts zeigen.