Thomas Hartmann (Autor)
Leider gibt es keinen einfachen Weg, eine ERP-Lösung zu implementieren. Wenn Sie aber mit den richtigen Leuten zusammenarbeiten, die über die nötige Erfahrung verfügen, um einige der häufigsten Probleme zu erkennen, können Sie darauf hinarbeiten, diese zu beseitigen, die Frustration aller Beteiligten zu verringern und Ihre Erwartungen vom ersten Tag an zu steuern.
Untenstehend finden sie einige ganz entscheidende Fehler welche sie aus unserer Sicht vermeiden sollten. Dies übrigens ganz unabhängig davon, ob Sie zu einem anderen System wechseln, ein Upgrade durchführen oder ein ERP zum ersten Mal implementieren:
1. Es existiert kein solider Business-Case
Es braucht einen soliden Business Case, der Ihre Ziele, die voraussichtlichen Kosteneinsparungen und die immateriellen Vorteile (bspw. die Verbesserung der Arbeitsmoral und des Kundendienstes) enthält. ERP-Projekte können viel Zeit, Geduld und vor allem Geld kosten. Deshalb müssen Sie genau wissen was Sie tun und warum Sie es tun. Sie sollten die Gründe für die Durchführung des Projekts klar darlegen, so dass jeder in Ihrem Unternehmen es vollständig verstehen kann. Die Unternehmensleitung sollte das Projekt genehmigen und absegnen. Nur mit ihrer vollen Unterstützung können Sie den Einsatz des gesamten Unternehmens und letztendlich auch den Projekterfolg gewinnen. Wichtig: Der Business Case muss Sie – in Form eines lebendigen Dokuments – während der gesamten Projektphase begleiten. Verfolgen Sie den Fortschritt des Projekts und aktualisieren Sie den Business Case kontinuierlich.
2. Fehlende Lenkungsgruppen
Ein ERP-Projekt benötigt eine Gruppe effizienter und engagierter Entscheidungsträger, welche das Projekt beaufsichtigen und lenken. Fast immer wird ein solches Projekt Ihre Geschäftsprozesse, Rollen und Zuständigkeiten bezüglich Überarbeitungen konfrontieren und es kommt bei einem so grossen Projekt immer mal wieder zu Konflikten. Ein Lenkungsausschuss kann hier eine entscheidende Rolle spielen um die Verantwortlichkeiten zu zuweisen und wichtige Entscheidungen zu treffen.
Diese Gruppe sollte regelmässig zusammentreffen, um über das Projekt auf dem Laufenden zu bleiben und bei Bedarf ihren Beitrag zu leisten. Sie können die Projektmeilensteine im Auge behalten und die Unternehmensführung über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden halten.
3. Nicht die richtigen Projektteammitglieder auswählen
Als eine der grössten Herausforderungen sehen wir die Zusammenstellung der richtigen Crew. Oft ist es schwierig die besten Mitarbeiter in ein so ressourcenbelastendes Projekt zu delegieren. Dies weil gerade diese oft bereits mit anspruchsvollen Arbeiten ausgelastet sind. Dennoch ist eine ERP-Implementierung wichtig genug, um die Aufmerksamkeit zumindest einiger Ihrer besten Mitarbeiter, wenn nicht sogar aller, zu verdienen.
Das ERP-System wird die Zukunft Ihres Unternehmens verändern, daher sollte es auch entsprechend behandelt werden. Wenn das Projekt in Betrieb geht, werden Sie aus erster Hand erfahren, welchen Wert ein gut implementiertes System für den erfolgreichen Betrieb Ihres Unternehmens hat. Sie investieren in eine Lösung, die Ihrem Unternehmen in den nächsten 10 bis 15 Jahren Nutzen und Mehrwert bringen soll. Deshalb brauchen Sie die besten Mitarbeiter, die das Projekt vom ersten Tag an leiten, um sicherzustellen, dass sich die Investition in Ihr ERP-System maximal auszahlt.
Setzen Sie also Ihre besten Leute für Ihr ERP-Projekt ein. Das mag eine Herausforderung sein, aber es wird für qualitativ hochwertige Endergebnisse sorgen. Um die Einheit innerhalb des Projektteams zu gewährleisten, sollten Sie Personen auswählen, die gut zusammenpassen, um persönliche Konflikte zu vermeiden.
4. Ignorieren der internen Kultur des Unternehmens
Ihr Unternehmen ist wahrscheinlich daran gewöhnt, Dinge auf eine bestimmte Art und Weise zu tun, und es ist schwierig, Ihren Mitarbeitern, Partnern oder Lieferanten Veränderungen aufzuzwingen, vor allem, wenn sie schon lange auf diese Weise gearbeitet haben.
Jedes Unternehmen ist an seine eigenen Prozesse gewöhnt, und Ihr ERP-System sollte zwar die Geschäftsprozesse unterstützen, die einen Mehrwert schaffen, nicht aber die, die keinen Mehrwert schaffen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um mit Hilfe Ihres ERP-Anbieters festzulegen, wie das ERP-System Ihre Arbeitsweise verändern oder verbessern könnte, um die Effizienz zu steigern.
5. Nicht auf die Ratschläge Ihres ERP-Beraters eingehen
Es ist von entscheidender Bedeutung, eine gute Beziehung zwischen Ihnen, Ihrem ERP-Berater und Ihrem Unternehmen aufzubauen. Sie können das umfangreiche Wissen Ihres ERP-Beraters über frühere Implementierungen in ähnlichen Unternehmen wie dem Ihren zu Ihrem Vorteil nutzen.
Beratungsunternehmen wie acreo consulting ag kennen die Fallstricke, die es zu vermeiden gilt, wissen, was in der Vergangenheit funktioniert hat und was nicht, und kennen die Ursachen für frühere Fehlschläge bei ERP-Einführungen. Hören Sie ihnen deshalb zu und beherzigen Sie ihren Rat, denn sie sind die Experten und verfügen über die nötigen Erfahrungen. Die Nichtbeachtung der Ratschläge eines Beraters führt fast immer zum Scheitern.
6. Zu späte Prüfung der Datenqualität
Sie wissen es zwar; dennoch nimmt man das Thema Datenqualität oft zu wenig ernst: Jedes neue System ist nur so gut wie die Daten die in das System eingegeben werden. Sie brauchen konsistente und aktuelle Datensätze, damit Sie Ihr Unternehmen effizient und effektiv führen können.
Denken Sie daran, Ihre Daten vom ersten Tag des Projekts an zu bereinigen. Es kann für ein Unternehmen katastrophal sein, wenn es die Qualität und Genauigkeit seiner Daten erst spät im Projekt in Angriff nimmt.
7. Fehlende Planung
Ihr Team und die Benutzer brauchen Zeit, um sich an die neue Software zu gewöhnen, und müssen eine Lernkurve durchlaufen. Für die kurze Zeit, die die Benutzer brauchen, um sich an das neue System zu gewöhnen, müssen Sie mit einem Rückgang der Produktivität rechnen.
Durch eine sorgfältige Planung, eine Risikoanalyse und die Schulung und Ausbildung Ihrer Mitarbeiter können Sie diesen Rückgang jedoch minimieren, wenn nicht sogar ganz vermeiden.
8. Übersehene Anforderungen, die erst spät im Prozess aufgedeckt werden
Bei der Implementierung und Analyse von ERP-Software kann man nie vorsichtig genug sein. Wenn Ihr Team das Projekt nicht gründlich analysiert, könnten Sie etwas Entscheidendes herausfinden, das tief im Implementierungsprozess übersehen worden ist.
In diesem Fall ist es wichtig, die folgenden Punkte zu beachten:
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Arbeiten Sie niemals vom Fertigstellungstermin aus rückwärts, denn dann ist das Scheitern des Projekts fast garantiert. Es kommt nur selten vor, dass ein Projekt von Anfang bis Ende reibungslos abläuft. Auf dem Weg dorthin werden Sie auf unerwartete Engpässe stossen. Machen Sie sich keine Illusionen darüber, dass Rückschläge auftreten können, die dazu führen, dass Termine verschoben werden müssen.
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Seien sie offen für agile Projektmethoden. Gerade dann, wenn ganz Neues entwickelt wird, oder zukünftige Anforderungen zuerst eruiert werden müssen. Bedingung dafür ist jedoch, dass Ihre Crew die agile Projektmethodik versteht und zu 100% mitträgt.
9. Versuchen Sie nicht Zeit aufzuholen indem Sie Kompromisse eingehen
Fast in jedem ERP-Einführungsprojekt gibt zeitliche Eingpässe. Oft infolge von Unklarheiten, fehlende Entscheidungskompetenzen aber auch aufgrund von Ressourcenengpässen. Dies führt einen in Versuchung Phasen abzukürzen oder gar auf Prüf- oder Freigabeprozesse gänzlich zu verzichten. Projektabkürzung zeigen sich oft als fataler Fehler im späteren Projektverlauf.
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Lassen Sie niemals eine Testphase oder eine andere Phase ausfallen, nur weil Sie mit dem Zeitplan in Verzug sind.
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Machen Sie keine Abstriche, nur um die Arbeit rechtzeitig zu erledigen, denn die Qualität des Endprodukts wird darunter leiden. Ausserdem müssen Sie möglicherweise noch mehr Zeit für die Behebung der Fehler aufwenden. Die einzige Lösung besteht darin, sich realistische Ziele zu setzen, die einen klaren Überblick darüber geben, was Sie wann analysieren wollen, und sich dann daran zu halten. Planen Sie auch einen Puffer ein, um unvorhergesehene Umstände auszugleichen.
10. Annehmen, dass die Reise abgeschlossen ist, wenn das Projekt in Betrieb genommen wird
Es wäre grundfalsch anzunehmen, dass mit der Inbetriebnahme Ihres ERP-Systems die Reise zu Ende ist, denn in Wirklichkeit ist es erst der Anfang. In der Tat ist es nicht nur eine Bergbesteigung, sondern vielmehr eine Hochalpine Wanderung über mehrere Gipfel.
Ihre Mitarbeiter sollten das ERP-System weiter pflegen, damit es wachsen und sich an Ihre Bedürfnisse und die Ihres Unternehmens anpassen kann. Sie können die ERP-Software im Laufe der Zeit anpassen. Sie lernen ständig dazu, verfeinern das System und passen es an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an.
Schlussbemerkung
Wichtig ist, dass Sie bewusst sind, dass die Technologie allein nicht ausreichen wird. Die Menschen, die hinter der Software stehen, müssen kontinuierlich innovativ sein und hart und intelligent arbeiten, um sicherzustellen, dass Sie die Möglichkeiten Ihres ERP-Systems voll ausschöpfen.
Lernen Sie von den kostspieligen Fehlern anderer Unternehmen und Personen, die in der Vergangenheit mit ERP-Implementierungen zu tun hatten. Zu lernen und Fehler zu vermeiden, sollte jederzeit Vorrang vor ausgefallenen technologischen Wunschlisten haben. Holen Sie sich dafür erfahrene ERP-Berater von Anfang an in Ihre Projekt-Crew. Die Branchen- und Projekterfahrung wird Ihnen helfen, die Hindernisse auf dem Weg zur ERP-Einführung zu umgehen.