Daniel Frei (Autor)

Projektinitialisierung

Die Initialisierung schafft eine definierte Ausgangslage für das Projekt und stellt sicher, dass die Projektziele mit den Zielen und Strategien der Organisation abgestimmt sind. Auf der Grundlage der Projektinitialisierung gibt der Auftraggeber die Ressourcen für die Initialisierungsphase frei. Er beauftragt einen Projektleiter mit der Durchführung dieser Phase. Dabei wird die Situationsanalyse, die Ziele, die groben Anforderungen sowie mögliche Varianten erarbeitet. Die Beschreibung der Varianten erfolgt so detailliert, dass sie nachvollziehbar und transparent bewertet werden können. Unter anderem werden die Projekt- und Betriebsrisiken ermittelt und nach Bedarf weitere Analysen (bspw. Schutzbedarf) erarbeitet und in die Entscheidung einbezogen. Auf dieser Basis werden die Projektplanung und der Projektauftrag erarbeitet sowie mit den Strategien, Vorgaben und übergeordneten Zielen der Stammorganisation abgeglichen. Die Stakeholderinteressen werden analysiert und Zielkonflikte bereinigt. Der Entscheid zur Projektfreigabe wird getroffen und der Projektauftrag unterzeichnet. Am Ende der Projektinitialisierung wird geprüft, ob es sinnvoll ist, das Projekt freizugeben. Mögliche Gründe für eine frühzeitige Beendigung sind Unwirtschaftlichkeit, zu hohe Risiken, fehlende Realisierbarkeit, fehlende Übereinstimmung mit den Zielen und Strategien der Organisation.

Ziele der Projektinitialisierung

Mit der Initialisierung werden Ziele, groben Anforderungen und Varianten des Projekts erarbeitet. Sie bildet die Grundlage für den Variantenentscheid. Ein Projekt muss mit der Strategie und den Zielen der Organisation übereinstimmen. Es muss die Rahmenbedingungen berücksichtigen und seine Wirtschaftlichkeit muss gewährleistet sein. Aus diesen Gründen ist der Projektinhalt mit der Initialisierung so weit zu konkretisieren, dass eine dem Projekt angemessene Planungsgenauigkeit für Termine, Kosten und Aufwand erreicht werden kann. Die Risiken und die Wirtschaftlichkeit müssen umfassend beurteilt werden können. Auf dieser Basis kann der Projektauftrag erstellt werden. Die Anforderungen werden so beschrieben, dass der Projektinhalt und der Umfang klar sind und die Beurteilungskriterien festgelegt werden können. Die Anforderungen werden im weiteren Projektverlauf konkretisiert. 

• Hinweis: Auf der Basis der Ziele und Anforderungen werden die Varianten beschrieben. Typische Varianten sind die Individualentwicklung auf der einen, die Beschaffung einer im Markt verfügbaren Lösung auf der anderen Seite.

Für die Erarbeitung der Varianten werden die Informationen aus dem Marktumfeld einbezogen. Die Beschreibung der Varianten erfolgt so detailliert, dass sie bewertet werden können. Für die Beurteilung der Varianten werden die Beurteilungskriterien festgelegt. Dazu gehören Zielerreichungsgrad, Anforderungs-abdeckung und weitere Beurteilungskriterien wie die Einhaltung der Vorgaben, die Machbarkeit, die Risiken und der Nutzen. Die Bewertung wird nachvollziehbar dokumentiert und zeigt den Wissensstand auf, der zum Zeitpunkt der Entscheidung herrscht. Damit entspricht das Ergebnis der Initialisierung dem «Business-Case» und zeigt den Geschäftsnutzen, sowie den Bezug zur Strategie und den Zielen der Stammorganisation auf.

Aktivitäten der Projektinitialisierung

• Situationsanalyse erarbeiten
• Ziele und Anforderungen erarbeiten und mit Stakeholdern abstimmen
• Zielkonflikte erkennen und mit dem Auftraggeber bereinigen
• Marktabklärungen treffen und Informationen zu möglichen Lösungen (Produkte, Services, etc.) beschaffen
• Erkenntnisse aus den weiteren Analysen integrieren
• Varianten beschreiben
• Beurteilungskriterien und ihre Gewichtung festlegen
• Varianten aufgrund der Beurteilungskriterien bewerten
• Auswirkung der Variantenwahl auf das Projekt beurteilen
• Initialisierung fertigstellen
• Ergebnisse der Initialisierung mit dem Auftraggeber und den Stakeholdern abstimmen

Projektauftrag

Mit der Erarbeitung des Projektauftrags werden die Voraussetzungen dafür geschaffen, den Entscheid zur Projektfreigabe zu fällen. Der Projektauftrag ist die verbindliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter zur Projektabwicklung. Er basiert auf einer nachvollziehbaren Projektplanung. Auf der Grundlage des erarbeiteten Projektauftrages überprüft der Auftraggeber, ob das Projekt den Zielen der Organisation dient und ob die nötigen Ressourcen freigegeben werden können. Die benötigten Informationen für die projektübergeordnete Steuerung und Priorisierung der Vorhaben einer Organisation werden gemäss den organisationsspezifischen Vorgaben erarbeitet. Die Stakeholderliste und die Initialisierung mit der Variantenentscheidung bilden die Grundlage, um den Projektplan zu erarbeiten und den Projektauftrag zu erstellen. Projektauftrag und Projektplan sind Voraussetzung für die Steuerung und Kontrolle des Projekts durch den Auftraggeber und die Abstimmung des Projekts mit den Strategien und Zielen der Stammorganisation. Der Projektplan bildet die Grundlage für die Führung und Kontrolle des Projekts durch die Projektleitung. Nach dem Prinzip der rollenden Planung wird ein Gesamtplan erstellt, und die Phase Konzept detailliert geplant. Jeweils am Ende einer Phase wird die nächste Phase detailliert geplant und der Gesamtplan überprüft.

Projektfreigabe

Der Entscheid zur Projektfreigabe schafft die Voraussetzung für die Arbeiten in der Phase Konzept. Mit der Projektfreigabe beginnt das eigentliche Projekt und die Projektorganisation der Phase Konzept wird in Kraft gesetzt. Die für die Phase benötigten Ressourcen werden freigegeben. Der Entscheid zur Projektfreigabe erfolgt durch die Stammorganisation und den Auftraggeber. Vor der Projektfreigabe werden der Projektauftrag und der Projektplan mit den übergeordneten Strategien und Zielen der Stammorganisation abgeglichen.

Checkliste zum Projektstart

• Generelle u/o spezifische Unternehmensziele, die mit dem Projekt zu erzielen sind?
• Spezifische oder nischenartige Geschäftsprozesse?
• Grundsätzliche Erwartungen an die Zusammenarbeit mit der acreo?
• Grundsätzliche Erwartungen an die Zusammenarbeit mit dem/n Softwarepartner/n?
• Übersicht zu den aktuell im Einsatz stehenden Softwarelösungen und IKT-Systemen (wenn möglich inkl. Version und seit wann).
• Wesentliche Gründe für die Überprüfung, resp. weshalb ist der Einsatz einer neuen Softwarelösung oder eine Ablösung von IKT-Systemen vorzusehen?
• Anzahl vom Projekt betroffene Mitarbeitende und zukünftige Systemuser?
• Bereits erstellte Vorleistungen?
• Zeitliche Vorstellungen (sind dies eher Wunsch- oder verpflichtende Termine)?
• Kritische Erfolgsfaktoren für die Projektdurchführung?
• Kritische Erfolgsfaktoren an die neue Softwarelösungen oder die neuen IKT-Systeme?
• Stakeholder, welche bereits involviert (oder bewusst nicht) sind?
• Von wo (wem) kommt die Initiative und mit welcher Motivation?
• Rahmenbedingungen bezüglich Umfang, Kosten, Terminen, personellen Ressourcen, …?

Quellennachweis: Der Beitrag basiert auf öffentlich zugänglichen (https://www.hermes.admin.ch) Checklisten und Erläuterungen, wie auch auf bei acreo consulting ag zu beziehenden Unterlagen