Thomas Hartmann (Autor)
Einkäufer kennen die folgende Situation sicher nur zu gut: Bei vielen dringenden Bestellungen, die in letzter Zeit aufgegeben wurden, hat der Lieferant noch keine Auftragsbestätigung zurückgeschickt. Und von einigen Anbietern gibt es wieder einmal gar keine Antwort. Das beeinträchtigt natürlich die Planungssicherheit des Unternehmens und konterkariert das grundsätzliche Ziel, die zuverlässige interne Versorgung mit Waren, Materialien und Betriebsmitteln sicherzustellen - und das genau zum richtigen Zeitpunkt.
Die grössten Schmerzpunkte in diesem Zusammenhang sind oft die manuelle Erfassung und Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen sowie die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Durch die Nachverfolgung fehlender oder fehlerhafter Auftragsbestätigungen geht den Einkaufsleitern viel wertvolle Zeit verloren. Diese veralteten, manuellen Prozesse sind mit erheblichen Kosten und Aufwänden verbunden, die das Beschaffungsteam angesichts steigender Auftragsvolumina nicht mehr adäquat bewältigen oder leisten kann.
Es stellt sich daher die Frage, wie diese Situation und die derzeitigen Kommunikationsprozesse zwischen Einkäufern und ihren Lieferanten optimiert werden können. Ein klares Plädoyer ist die Automatisierung der Einkaufsprozesse im Unternehmen.
Beschaffungsprozesse digitalisieren, automatisieren und vernetzen
Eine Chance zur Prozessoptimierung besteht immer dann, wenn durch den Einsatz innovativer Technologien und Plattformen Prozesse automatisiert werden können, d.h. manuelle Prozesse in einer Weise ersetzt werden können, die einen nennenswerten Aufwand erspart. Auf diese Weise können viele der im Einkauf üblichen Prozesse, wie zum Beispiel der Bestellvorgang, verschlankt, beschleunigt und optimiert werden.
Im "IT-Trends 2021-Report" von Capgemini zeigt eine Umfrage unter zahlreichen CIOs und Entscheidern deutlich, dass die Bereiche, in denen intelligente Technologien zum Einsatz kommen sollen, eine ähnliche Priorität wie im Vorjahr haben, d.h. IT-Lösungen zur Automatisierung manueller Aufgaben stehen nach wie vor ganz oben. Die Nachfrage der Unternehmen nach Lösungen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung innerhalb ihrer Prozesse ist unverändert hoch. Ich gehe davon aus, dass sich dies im Jahr 2022 noch intensivieren wird.
Darüber hinaus hat der Datenaustausch entlang der Lieferkette eines Unternehmens enorm zugenommen. Es liegt auf der Hand, dass eng verknüpfte Lieferketten den Unternehmen grosse Chancen bieten, zum Beispiel die Möglichkeit, Informationen über die Verfügbarkeit von Waren auszutauschen oder die Koordinierung der Ankunftszeiten von Lieferungen zu automatisieren. In den kommenden Jahren wird die Notwendigkeit, manuelle Aufgaben zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern, erheblich an Bedeutung gewinnen.
Neue Möglichkeiten mit Zulieferern und Geschäftspartnern ausschöpfen
Die Pflege und der Ausbaus von Lieferantenbeziehungen wird gerade in der aktuellen sehr agilen Zeit von Lieferengpässen aufgrund von Rohstoffmangel an Bedeutung gewinnen.
Entscheidend ist, dass die für den Einkauf verantwortlichen Entscheider in Lieferantenbeziehungen und gemeinsame Innovationsprojekte investieren, um die Möglichkeiten der Digitalisierung voll auszuschöpfen und neue, effizientere Betriebsmodelle zu entwickeln.
Unternehmen, in denen die Beschaffung fortschrittliche Funktionen übernommen hat, sind sich bewusst, dass eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten beiden Seiten die Möglichkeit bietet, Umsatz und Gewinn zu steigern. Unternehmen, die in ihren Partnerschaften mit Lieferanten regelmässig Innovationen einführen, können ein höheres Gewinnwachstum (bis zu 10 Prozent) erzielen. Es ist daher nicht verwunderlich, dass 88 Prozent der Befragten angaben, dass sie entweder bereits Programme zur Förderung von Innovationen mit ihren Lieferanten gestartet haben oder dies planen. Während Beschaffungsleiter berichten, dass sie sich bei ihren Innovationsbemühungen hauptsächlich auf die Verbesserung von Prozessen, Dienstleistungen oder Produkten konzentrieren, gehen einige Kooperationen sogar so weit, dass sie sich mit der Innovation von Geschäftsmodellen befassen. Möglichkeiten zur vertikalen Integration haben sich ebenfalls eröffnet, da die Unternehmen versuchen, bisher ungenutzte Wertschöpfungsquellen zu erschliessen.
Die Stärkung der Beziehungen zu Lieferanten, die Integration von Systemen über Unternehmensgrenzen hinweg und die Digitalisierung der damit verbundenen Prozesse durch innovative IT-Lösungen sind wichtige Eckpfeiler für die Zukunft des Einkaufs.
Optimierung der IT-Infrastruktur des Unternehmens durch cloudbasierte Dienste
Unterschiedliche Systeme und Lieferanten benötigen stattdessen auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen, die einen automatisierten Informationsfluss ermöglichen und fehleranfällige manuelle Prozesse im Einkauf eliminieren. Auf diese Weise wird die Datenqualität im Einkauf deutlich verbessert. Gleichzeitig sollen diese neuen Prozesse die IT-Infrastruktur des Unternehmens nicht belasten, sondern deren Komplexität reduzieren. Damit die manuelle Dateneingabe im Beschaffungsprozess und die daraus resultierenden Medienbrüche und Fehler wirklich der Vergangenheit angehören, sind Unternehmen gut beraten, sich für einen etablierten Partner zu entscheiden, der sie im besten Fall mit einer Cloud-basierten Lösung beim E-Procurement unterstützt. Mit EDI Services werden die wichtigsten Lieferanten direkt mit dem ERP-System des Unternehmens verbunden. B- und C-Lieferanten, für die sich eine Direktanbindung aufgrund geringer Bestellvolumina nicht lohnt oder mit denen die Kommunikation im Einkaufsprozess nur rudimentär oder unstrukturiert erfolgt, können mit zudem an das ERP-System des Unternehmens angebunden werden - damit die Kommunikation im gesamten Beschaffungsprozess reibungslos funktioniert.