Thomas Hartmann (Autor)
Das ist nach wie vor ein gern diskutiertes Thema. Bei vielen Kunden führt die Diskussion zu Verunsicherung. Immer wieder hört man von Projekten, die ohne Pflichtenheft erfolgreich abgeschlossen wurden. Befürworter des Pflichtenhefts werden nicht müde zu betonen, dass die Risiken im Projekt zu scheitern ohne exakte Vereinbarung sehr hoch sind. Das Pflichtenheft ist jedoch weit mehr als ein Vertragsbestandteil, welchen man bei Diskussionen aus der Schublade holt, um zu diskutieren, was vereinbart wurde.
Geht’s auch ohne?
Da gibt es den Lean-Experten, der sich in der ERP-Evaluation ausschliesslich auf die Prozessoptimierung konzentriert oder der Schnittstellen-Guru, der alle Interfaces der bestehenden Insellösungen sowie den Informationsfluss grafisch dokumentiert. Beide versprechen ohne die „dicken Pflichtenhefte“ auszukommen. Schlanke Prozesse, optimierte Schnittstellen.
Pflichtenheft müssen aber gar nicht dick sein. Im Gegenteil: Das Erstellen eines Pflichtenhefts erfolgt unter Kosten-Nutzen-Überlegungen. Professionell erstellte Pflichtenhefte konzentrieren sich auf das Wesentliche und bringen die relevanten Themen auf den Punkt, ohne bereits die Lösung vorwegzunehmen. Das ist wichtig, denn sie spielen eine zentrale Rolle im gesamten Management des Projekts:
1. Das Pflichtenheft für die Budgetplanung
Da die Mittel in der Regel sehr begrenzt sind, müssen sowohl der Systemanbieter als auch das interne Projektteam für die Systemeinführung ein Budget erstellen und überwachen können. Dabei geht es nicht nur um Lizenzen für Module, sondern vor allem auch um Dienstleistungen im Bereich der Konfiguration. Wie zeitaufwendig diese ist, hängt von den umzusetzenden Punkten ab. Diese müssen bekannt sein, um eine verlässliche Schätzung abgeben zu können.
Im Verlauf des Projekts wird laufend geprüft, ob der Plan eingehalten werden kann. Dabei kann es auch sein, dass die Umsetzung günstiger geht als geplant und so Mittel frei werden für andere Themen.
2. Fortschrittskontrolle und Änderungsmanagement
Über die im Pflichtenheft formulierten Inhalte prüft die Projektleitung, welche Punkte bereits erledigt sind und wie der Stand bei den noch offenen Punkten ist. Des Weiteren kann es zu Änderungen von Anforderungen kommen. Dann müssen Entscheidungen getroffen werden: können die Rahmen des Budgets umgesetzt werden oder nicht usw. Das Pflichtenheft hilft hier, den Überblick zu behalten.
3.Das Pflichtenheft ist Basis für Funktionstests
Bevor überhaupt an einen produktiven Start gedacht werden kann, muss geprüft werden, ob alle im neuen ERP-System eingerichteten Funktionen in der benötigten Qualität vorhanden sind. Dazu werden Funktionstests durchgeführt. Was genau getestet werden muss und welche Qualität gefordert ist, wurde vorab im Lastenheft definiert.
4. Konflikt- und Risikomanagement
In jedem Einführungsprojekt kommt es zu folgender Situation: Der Anbieter hat sein System eingerichtet, der Kunde hat getestet und festgestellt, dass noch etwas fehlt. Nun stellt sich die Frage, muss der fehlende Teil nachgeliefert werden und wenn ja, wer die Kosten dafür trägt. Das Pflichtenheft schafft hier wiederum die benötigte Basis.
Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass laufend neue Anforderungen eingebracht werden und man sich verzettelt. Es kann neue Anforderungen geben aber sie werden konsequent gegen das Pflichtenheft geprüft. Ist das Pflichtenheft professionell erstellt, sind neue Anforderungen nur in seltenen Fällen tatsächlich relevant.
Das Pflichtenheft leistet damit einen Beitrag zum Aufbau des Risikomanagements. Für Einführungsprojekte ist es wichtig, dass sie nicht überfrachtet werden.
5. Priorisierung im GoLive
In jeder ERP-Einführung gibt es einen Point-of-no-Return. Vor diesem Punkt muss entschieden werden, wird der GoLive durchgeführt oder nicht. Dazu sind wiederum Kriterien notwendig. Diese lassen sich aus dem Pflichtenheft ableiten. Idealerweise ist die Priorisierung der Anforderungen bereits auf diesen Meilenstein ausgelegt. Das hilft, das Paket, welches bis zum GoLive gestemmt werden muss, in der richtigen Grösse zu schnüren und so Zeitaufwand, Kosten und Risiken zu minimieren.
6. Das Pflichtenheft ist Basis für die Systemabnahme
Ist die neue Businesssoftware eingeführt, gilt es, das Projekt abzuschliessen und das neue System gegenüber dem Anbieter abzunehmen. Für die Systemabnahme werden gemeinsame Kriterien definiert. Sie basieren auf dem Pflichtenheft.
7. Messgrössen für den Projekterfolg
Sowohl Auftraggeber als auch die Leitung eine ERP-Einführungsprojekts haben grosses Interesse, den hohen Geld- und Zeitaufwand sowie das Engagement der Beteiligten mit einem erfolgreich umgesetzten Projekt zu rechtfertigen. Der Erfolg wird letztlich auch daran gemessen, werden die Anforderungen der relevanten Interessensgruppen erfüllt oder nicht. Da ist es doch mehr als naheliegend zu Beginn zu fragen: „Hey, Interessensgruppen, was sind denn genau Eure Anforderungen“ und die Antworten in das Pflichtenheft einfliessen zu lassen.
Für ERP-Anbieter bedeuten Evaluationen ohne Pflichtenhefte Unsicherheit für die Offerterstellung. Sie werden nach der Evaluation versuchen, ein Konzept (Business Blueprint, Grob-/Detail-/Fein-Konzept o. ä.) zu erstellen, um die notwendige Klarheit für das Projekt zu schaffen. Das Pflichtenheft in der Evaluation nimmt diese Arbeit vorweg und schafft Klarheit bereits in der Evaluation.