Simon Kunz (Autor)
Die Anforderungen sind ermittelt, die abzubildenden Prozesse definiert und der passende Softwarepartner ausgewählt. Nichts steht der Einführung einer neue Business Software im Weg, oder? Viele die bereits ein Business Software Projekt durchgeführt haben werden jetzt sagen: "aber es warten noch einige Herausforderungen auf uns."
Projektplanung
Das Zitat in der Einleitung von Willy Meuerer, einem deutsch-kanadischen Kaufmann, trifft gerade bei Business Software Projekten den Nagel auf den Kopf.
Eine Einführung muss klar strukturiert sein und dazu ist ein Plan notwendig. Unabhängig nach welcher Methodik (Wasserfall, agil, etc.) das Projekt durchgeführt wird. Überall gilt es im Vorfeld einiges an Vorbereitungen zu treffen. So wird beim Wasserfall ein Projektstrukturplan (PSP) oder im agilen Vorgehen eine entsprechend agile Planung (also iterativ) erstellt. Die Qualität dieser Unterlagen tragen einen wichtigen Teil zum Erfolg des Business Software Projekts bei.
Was nun, wenn der Softwarepartner sagt: «wir verschwenden keine Zeit mit Planung die niemanden interessiert und beginnen direkt mit der Einführung.» Solche Aussagen können auf den ersten Blick zutreffend erscheinen. Zum Beispiel, wenn zu Beginn des Projektes ein detaillierter PSP (Projektstrukturplan) ausgearbeitet wird, doch im Projektverlauf primär die Meilensteine berücksichtigt werden. Es kommt zu Anpassungen und Verschiebungen, welche oft nicht sauber und konsequent nachgeführt werden. Am Ende des Projektes stimmt der Projektstrukturplan nur teilweise mit dem Projektverlauf überein. Weshalb also die Mühe machen das Projekt im Detail zu planen, muss das sein?
Wir empfehlen, sich folgende Fragen vor der Einführung zu stellen:
- Habe ich das Konzept des Anbietenden verstanden? Gibt es noch offene Punkte?
- Sind die Termine realistisch geplant?
- Wie sieht es mit den eigenen Ressourcen für die Mitwirkungspflichten aus? Welche Dienstleistungen muss mein Unternehmen erbringen?
- Wie wird das Projekt gesteuert?
- Was besprechen wir am KickOff und was entscheiden wir an den Projektsteuerungsmeetings?
- Wie werden wir die neue Software testen und welche Ressourcen werden dazu benötigt?
Kickoff
Das Projekt ist geplant und der Kick-Off steht an. Ihr Softwarepartner sagt: «Wir machen dann noch schnell den Kick-Off.» Hier liegt bereits der nächste Stolperstein. Dieses «schnell» sollte nie bedeuten, dass der Kickoff eine banale Sache ist. Sie selbst kennen das Projekt schon sehr gut, sie waren bei der Evaluation und Konzeption daran beteiligt, doch in der Detailkonzeption, Realisierung und Einführung ziehen Sie neue Personen hinzu. Diese haben meist noch wenig vom Projekt erfahren. Nutzen Sie den Kickoff dazu, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und alle ins Boot zu holen.
Der Kick-Off soll einige wichtige Fragen klären:
- Wie sieht die Projektorganisation aus?
- Welche Rollen gibt es im Projekt und wie sind diese verteilt?
- Wie sieht der Zeitplan aus?
- Wann ist der Go-Live und welche weiteren Meilensteine sind zu berücksichtigen?
- Gibt es offene Fragen?
Weiter ist zu beachten, dass wie bereits erwähnt, für einige dies der erste Berührungspunkt mit dem Projekt ist. Gehen Sie auf offene Fragen ein und finden Sie heraus, welche Unsicherheiten und Ängste noch vorhanden sind. Eine neue Software bedeutet immer Veränderung und dies ist nicht für alle einfach. Gehen sie am Anfang darauf ein und beseitigen sie präventiv mögliche Konfliktpotentiale.
Was wir immer wieder in der Einführung erleben ist, dass die Rollen nicht klar sind. Welche Verantwortung, Kompetenz und Fähigkeiten wird je Rolle benötigt? Eine Frage die, wenn zu Beginn nicht geklärt, zu Unsicherheit im Projektverlauf führt. Wir haben dazu eine Vorlage in Anlehnung an Hermes entwickelt, welche wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen. Setzen Sie sich damit intensiv auseinander und fragen Sie sich, brauche ich diese Rolle und bin ich bereit ihr die nötigen Kompetenzen zu übertragen?
Wenn Sie es schaffen alle vom Projekt zu begeistern, werden Ihre Leute mit einer positiven Einstellung an dieses Projekt gehen, was sie dem Projekterfolg ein Stück näher bringt.