Arlette Wüst (Autorin)
Sämtliche Angestellte sowie die meisten Unternehmensprozesse sind von einer neuen ERP-Lösung betroffen und deren Nutzung ist für eine sehr lange Zeitdauer geplant.
Damit ist ein ERP Projekt Chefsache und es gilt, dieses von der Bedarfsklärung über die Evaluation bis zur erfolgreichen Systemeinführung richtig zu planen.
Der Start: Wann gilt es eine ERP-Lösung neu zu planen?
Die Hauptgründe, welche zum geplanten Wechsel bewegen, sind vielschichtig und kündigen sich in der Regel «schleichend» an. Auslöser zum Start der Suche nach einer neuen Systemlösung sind:
- Ende der System- und Supportunterstützung des bestehenden ERP-Anbieters
- Erreichen der Systemgrenzen
- Neue Unternehmensprozesse, die mit dem bestehenden System nicht abgedeckt werden können
- Erhöhte Risiken bei der Nutzung der ERP-Daten
- Unzufriedenheit mit dem bestehenden ERP-Anbieter, veraltete und zu verschachtelte IT-Systeminfrastruktur
- Keine Möglichkeit für mobiles/papierloses Arbeiten
- Ungenügende bereichsübergreifende Datenqualität
- Instabile Schnittstellen zu Drittsystemen
- Hohe Kosten und hoher Eigenaufwand bei einem ERP-Releasewechsel – der Aufwand entspricht einer Neueinführung
Nach der Identifikation der Hauptgründe fällt der Startschuss für die Suche nach einem geeigneten ERP-System.
Der Teufel liegt im Detail
Der Business-Software Markt in der Schweiz und im angrenzenden Ausland ist nach wie vor heterogen und umfasst über 200 ERP-Systeme mit einem x-fachen von Systemanbietern. Sogar für Marktkenner ist es eine stetige Herausforderung sich über die aktuellen Technologien, die damit verbundenen Funktionen und Prozesse, die Vielzahl an Branchenlösungen, der aktuelle Lebenszyklus der jeweiligen Systeme, neuen Besitzverhältnisse der Hersteller und Anbieter einer Softwarelösung einen umfassenden Überblick zu verschaffen.
Und selbst, wenn es Unternehmen gelingt, einige passende funktionale Lösungen zu evaluieren, gilt es bereits die nächsten wesentlichen Fragen zu beantworten. Zum Beispiel, wie kann man Angebote zielgerichtet in Bezug auf deren Funktionalität und unterschiedlichen Preismodellen vergleichen? Welches sind die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) einer angebotenen Softwarelösung? Welche aufgeführten Projektmethoden, Leistungen oder Rabatte sind allenfalls verhandelbar? Wie gelingt eine, nicht für den Anbieter, sondern für das Unternehmen sinnvolle und faire Vertragsgestaltung? Diese und weitere entscheidenden Fragen gilt es frühzeitig und vor der finalen Entscheidungsfindung zu beantworten.
Die Spreu vom Weizen trennen
Aufgrund der hohen Dynamik und der unzähligen Anbieter im gesamten Digitalisierungsumfeld ist guter Rat teuer: ein unabhängiger, spezialisierter ERP- bzw. Digitalisierungsberater mit ausgeprägter Erfahrung und aktuellem Knowhow kann bei diesem anspruchsvollen Digitalisierungsvorhaben zielgerichtet und in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden unterstützen. Und zwar von der Klärung der grundsätzlichen Fragen rund um Unternehmens- und ICT-Strategie, über die Systemorchestrierung und Prozessgestaltung bis zur Auswahl und Einführung des idealen Systempartners mit dem passenden ERP-System.
Somit werden zusammen mit dem Projektteam frühzeitig die Voraussetzungen geschaffen, damit die zukünftigen Herausforderungen rund um die ERP-Lösung sowie der Digitalisierung partnerschaftlich, zielgerichtet und risikobewusst schrittweise geplant und umgesetzt werden können.