Tobias Westarp (Autor)
Sie möchten eine neue Business Software in Ihrem Unternehmen einführen? Bevor Sie jedoch mit der Implementierung beginnen, sollten Sie im Rahmen der Konzeptphase ein Vorprojekt durchführen. Ein Vorprojekt kann Ihnen helfen, die im Lastenheft definierten Anforderungen zu schärfen, die Selektion der evaluierten Softwarelösung zu bestätigen und das Change Management effektiv zu planen. Aber Vorsicht: es gibt auch Risiken, wenn Sie auf ein Vorprojekt verzichten.
Endlich ist es soweit: der Kunde hat den Selektionsprozess durchlaufen und sich auf fundierter Basis für einen Systemanbieter und eine Business Software entschieden. Wie geht es weiter?
acreo ist der Ansicht, dass ein Vorprojekt unbedingt einer Realisierungsphase vorangehen muss. Bereits in einer frühen Phase thematisieren wir diese wichtige Phase mit dem Kunden und mit dem Anbieter, denn es ist wichtig, dass beide Parteien den Nutzen eines Vorprojekts erkennen und dem Vorgehen zustimmen.
Vorgehen und Inhalt
Im Anschluss an die Vertragsverhandlungen setzen die Parteien (auf Wunsch mit Hilfe von acreo) zunächst ein separates Vertragsdokument für das Vorprojekt auf. Es beinhaltet alle relevanten Punkte dieser Projektphase sowie die wichtigsten Bedingungen und Konditionen für eine mögliche Realisierung im Anschluss an die Abnahme des Vorprojekts durch den Kunden. Das Angebot des Anbieters in der letzten Fassung bildet ebenso integrierten Vertragsbestandteil wie das Lastenheft resp. der durch den Systemanbieter beantwortete Anforderungskatalog.
Die übergeordnete Zielsetzung des Vorprojekts besteht darin, ein Realisierungskonzept zur Überprüfung des Projekt-Scopes zu erstellen. Das Realisierungskonzept bildet die Grundlage für die mögliche Systemeinführung durch den Unternehmer. Im Rahmen des Realisierungskonzepts besprechen und beantworten die Parteien sämtliche Fragen, die für eine verlässliche Schätzung der Leistungen und Kosten sowie für eine reibungslose Einführung unerlässlich sind. Prioritär erfolgt im Realisierungskonzept die Überprüfung der Abdeckung der relevanten Prozesse und Anforderungen des Kunden mittels Fit/Gap-Analyse. Die Antworten werden im Realisierungskonzept schriftlich dokumentiert und beinhalten in der Regel folgende Themen:
- Projektorganisation
- Ressourcenplanung
- Projektstrukturplan mit zeitlicher Etappierung des Einführungsprojektes (inkl. Meilensteine)
- Detaillierter Projektumfang und Systemkontext
- Validierung der technischen Voraussetzungen
- Abschätzung des Aufwands, welcher der Kunde für das Einführungsprojekt voraussichtlich aufwenden muss
- Verantwortlichkeits- und Mitwirkungspflichten der Parteien
- Konzepte bzgl. Schnittstellen, Datenmigration, Schulung, Qualitätssicherung und Risikomanagement
- Test-, Freigabe- und Abnahmeplanung der Projektphasen
Ergebnis des Realisierungskonzepts ist einerseits ein verbindliches Angebot mit definiertem Leistungsumfang und Kostendach, andererseits eine Change Request-Liste. Die Dokumente werden zum Abschluss des Vorprojekts vom Kunden freigegeben und bilden im nachfolgenden Einführungsprojekt integrierten Vertragsbestandteil.
Das Vorprojekt bietet weiter die Möglichkeit, die Zusammenarbeit der Parteien im Rahmen der Projektorganisation zu prüfen. Ähnlich wie bei einer Ehe gehen die Parteien eine enge und langfristige Partnerschaft ein, die auf Vertrauen basieren soll. Falls es unüberbrückbare Differenzen zwischen Systemanbieter und Kunde gibt, besteht die Möglichkeit, die Zusammenarbeit spätestens mit Abschluss des Vorprojekts zu beenden.
Zuguterletzt eignet sich das Vorprojekt auch, um erfolgskritische Prozesse auf Basis aufbereiteter Kundendaten in einem Prototypen durchzuspielen. Beide Parteien gewinnen damit die Sicherheit, dass die Erwartungen des Kunden an die funktionale Abdeckung erfüllt werden können.
Der Umfang des Vorprojekts richtet sich nach dem Umfang und der Komplexität des Gesamtprojekts. In der Regel bewegt er sich zwischen 10 und 40 Dienstleistungstagen seitens Anbieter und hat eine Durchlaufzeit von zwei bis drei Monaten.
Change Management
Das Vorprojekt hat zudem einen wesentlichen Einfluss auf das Change Management im Rahmen der Implementierung einer neuer Business Software. Das Change Management bezieht sich auf den Prozess, mit dem das Unternehmen die Veränderungen im Zusammenhang mit der Einführung der neuen Software verwaltet und umsetzt. Dies beinhaltet unter anderem die Veränderungen in den Arbeitsabläufen, die Schulung der Mitarbeitenden und die Kommunikation mit den Stakeholdern.
Durch die Analyse der Geschäftsprozesse und -strukturen des Unternehmens können die Involvierten im Vorprojekt identifizieren, welche Bereiche des Unternehmens am meisten von Veränderungen betroffen sein werden. Gleichzeitig wird erkannt, welche Schulungs- und Kommunikationsmassnahmen erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die neue Software erfolgreich nutzen können.
Durch die frühzeitige Planung und Implementierung des Change Managements im Rahmen des Vorprojekts kann das Unternehmen auch den Erfolg der Implementierung neuer Business Software verbessern. Dies erfordert, dass die Mitarbeitenden gut vorbereitet sind und die Veränderung akzeptieren.
Risiken bei Verzicht auf ein Vorprojekt
Wird auf ein Vorprojekt oder eine klare Konzeptphase verzichtet, kann dies zu verschiedenen Risiken führen:
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Fehlende Klarheit über die Anforderungen: Obwohl bereits im Rahmen der Evaluation die Anforderungen ermittelt und dokumentiert wurden, ist es wichtig, diese im Rahmen der Realisierungkonzeptserstellung nochmals mit der ausgewählten Business Software zu validieren. Wird darauf verzichtet, kann dies dazu führen, dass die Software nicht die erwarteten Ergebnisse liefert, oder dass zusätzliche Funktionen benötigt werden, die im Budget nicht vorgesehen sind.
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Höheres Risiko bei der Implementierung: Ohne Durchführung eines Vorprojekts kann es für die Verantwortlichen schwierig sein, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu lösen. Dies kann zu Verzögerungen und zu unvorhergesehenen Kosten bei der Implementierung führen.
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Ungenügendes Budget: Oft kommt es vor, dass im Rahmen des Vorprojekts neue Anforderungen oder Schnittstellen mit Kostenfolge definiert werden. Ohne Vorprojekt kann es schwierig sein, das Budget genau zu planen und wenn nötig anzupassen. Dies kann letztlich dazu führen, dass das Projekt mehr kostet als erwartet oder dass wichtige Funktionen aufgrund von Budgetbeschränkungen nicht implementiert werden können.
Fazit
Ein Vorprojekt ist ein wichtiger Schritt bei der Implementierung neuer Business Software. Es hilft, die vorgängig definierten Anforderungen des Unternehmens zu schärfen, das Risiko zu minimieren und das Budget effektiver zu planen. Wird darauf verzichtet, kann dies zu unerwarteten Kosten und Verzögerungen bei der Implementierung führen. acreo empfiehlt deshalb konsequent, ein Vorprojekt durchzuführen, um sicherzustellen, dass die neue Business Software erfolgreich implementiert wird und den Geschäftsanforderungen des Unternehmens entspricht.